E‑Concept, entreprise spécialisée dans la mise en place de la visioconférence Teams, Zoom et Google Meet pour les entreprises et les collectivités de l'Orne et de la Sarthe
Nous choisissons avec vous la plateforme, la paramétrons et apprenons à vos équipes à s'en servir : des réunions à distance qui démarrent à l'heure, se déroulent sans coupure et restent confidentielles. Pour vos rendez-vous clients, vos réunions d'équipe, vos webinaires et les assemblées de votre collectivité.
Conseil indépendant entre Teams, Zoom et Meet
Réunions protégées dès la configuration
Prise en main assurée par nos formateurs
Qu'est-ce qu'une solution de visioconférence professionnelle ?
Une solution de visioconférence professionnelle permet de réunir à distance des participants par la vidéo, l'audio et le partage d'écran, depuis un ordinateur, un smartphone ou une salle équipée. Les trois plateformes les plus répandues sont Microsoft Teams, intégré à Microsoft 365, Zoom et Google Meet, intégré à Google Workspace. En version professionnelle, elles ajoutent aux fonctions de base des comptes gérés par l'organisation, des réunions sans limite de durée, des règles de sécurité centralisées, l'enregistrement, la transcription, les sous-titres et l'organisation de webinaires.
Chez nos clients, la visio s'est souvent installée dans l'urgence : un compte gratuit ici, une application téléchargée par un collaborateur là, des liens de réunion partagés sans protection. Nous en constatons les effets : réunions coupées au bout d'un temps limité, invités qui ne parviennent pas à se connecter, enregistrements dont personne ne connaît l'emplacement et outils qui changent d'un service à l'autre. Une collectivité doit en plus garantir la confidentialité des échanges entre élus et agents, l'accessibilité pour tous les publics et le respect des règles propres aux réunions des assemblées.
En bref
Une solution de visioconférence professionnelle est un service en ligne, comme Microsoft Teams, Zoom ou Google Meet, qui permet d'organiser des réunions audio et vidéo à distance avec partage d'écran, à partir de comptes administrés par l'organisation, avec des réglages de sécurité, d'enregistrement et de confidentialité définis de façon centralisée.
Comptes gérés
Par votre structure
Sans limite
De durée de réunion
Sécurité
Règles centralisées
Enregistrement
Conservé chez vous
Transcription
Et sous-titres
Webinaires
Inscriptions et rôles
Teams, Zoom ou Google Meet : quelle plateforme pour quelle structure ?
Les trois outils offrent aujourd'hui une qualité comparable pour une réunion classique. Nous recommandons la plateforme selon l'environnement de travail déjà en place et la façon dont vous échangez avec l'extérieur.
| La plateforme | Ses atouts | À privilégier si |
|---|---|---|
| Microsoft Teams Intégré à Microsoft 365 | Réunions, conversations d'équipe, fichiers et agenda Outlook réunis au même endroit, avec la sécurité de Microsoft 365. | Votre structure utilise déjà Microsoft 365 pour la messagerie et les documents, ou envisage de le faire. |
| Zoom Plateforme indépendante | Prise en main très simple, y compris pour des participants extérieurs peu habitués, et formats de webinaire éprouvés. | Vous organisez beaucoup de réunions avec des clients, des partenaires ou du grand public, indépendamment de votre bureautique. |
| Google Meet Intégré à Google Workspace | Lancement direct depuis le navigateur et l'agenda Google, sans installation. | Votre messagerie et vos documents sont chez Google, ou vos interlocuteurs utilisent principalement cet environnement. |
| Plusieurs outils à la fois Réunions de vos partenaires | Rejoindre les réunions de vos partenaires, quel que soit l'outil qu'ils ont choisi. | Vous êtes régulièrement invité sur d'autres plateformes : nous préparons alors les postes, sans multiplier les abonnements. |
Les versions gratuites limitent la durée des réunions ou le nombre de participants, et reposent sur des comptes personnels que l'organisation ne contrôle pas. Pour un usage professionnel régulier, nous mettons en place des comptes administrés par votre structure.
Comment nous mettons en place votre visioconférence
Nous organisons la visio autour de vos usages, avec des réglages appliqués à toute la structure et pensés pour durer.
Le choix et la configuration de la plateforme
Nous partons de votre environnement existant, de vos interlocuteurs et du type de réunions organisées pour recommander une plateforme principale. Nous créons ou reprenons les comptes, relions la visio aux agendas pour que chaque invitation contienne automatiquement le lien de connexion, et installons les applications sur les postes et les smartphones. Nous résilions les abonnements superflus, souvent souscrits individuellement.
Des réunions confidentielles et maîtrisées
Salle d'attente pour les participants extérieurs, organisateurs seuls habilités à partager leur écran ou à lancer l'enregistrement, liens de réunion non réutilisables pour les échanges sensibles : nous appliquons ces réglages à l'ensemble de la structure. Nous définissons avec vous où sont conservés les enregistrements et les transcriptions, qui peut y accéder et pendant combien de temps, en cohérence avec vos obligations en matière de données personnelles.
Les grands formats : webinaires, réunions publiques et assemblées
Présentation d'une offre à des prospects, formation de réseau, réunion publique d'information ou conseil communautaire à distance : ces formats demandent des inscriptions, des rôles distincts entre présentateurs et participants, une modération des questions et parfois une diffusion en direct. Nous paramétrons le bon format, organisons une répétition technique et pouvons assurer l'assistance le jour même.
La qualité et l'adoption au quotidien
Nous vérifions que chaque poste dispose d'une connexion et d'un équipement suffisants, et que la visio est priorisée sur votre réseau. Des sessions courtes montrent à chacun comment planifier une réunion, partager un document, utiliser les sous-titres ou reprendre la main quand un invité rencontre un problème. Notre support reste joignable pour les questions du quotidien.
Pourquoi confier votre visioconférence à E‑Concept dans l'Orne ?
Nous rencontrons souvent des licences de visio achetées en ligne, sans réglage de sécurité ni formation des utilisateurs. Nous administrons déjà la messagerie, les postes, le réseau et Microsoft 365 de nombreuses entreprises et collectivités du département : la visio s'intègre à cet ensemble, sans ajouter un outil isolé.
Nous ne sommes liés à aucune plateforme et vous recommandons celle qui correspond à votre fonctionnement, y compris quand il s'agit de mieux utiliser un abonnement que vous payez déjà. Pour le matériel des salles de réunion, nos équipes audio et vidéo prennent le relais.
Cochez celles qui vous concernent.
Comment nous procédons, étape par étape
La mise en place ou la remise en ordre de votre visioconférence s'organise en trois étapes, sur quelques jours à quelques semaines selon la taille de votre structure.
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Analyse des usages
Types de réunions, participants internes et externes, outils déjà utilisés, abonnements en cours, équipement des postes et contraintes de confidentialité.
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Configuration
Choix de la plateforme, création des comptes, réglages de sécurité et d'enregistrement, intégration aux agendas, installation des applications et tests de connexion.
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Formation et suivi
Sessions de prise en main par profil, accompagnement des premiers webinaires ou assemblées, puis support et ajustement des réglages dans la durée.
Vos réunions à distance donnent-elles la bonne image de votre structure ?
Un client bloqué dans une salle d'attente virtuelle, un élu qui n'entend pas les échanges : nous corrigeons ces situations chez nos clients. Parlez-nous de vos usages : nous analysons vos outils actuels, recommandons la plateforme adaptée et vous proposons un accompagnement complet, de la configuration à la formation, avec un chiffrage précis.
- Recommandation sans parti pris d'éditeur
- Réglages de sécurité appliqués à toute la structure
- Formateurs basés à Alençon et L'Aigle
Nos autres services cloud autour de votre environnement Microsoft 365
Licences, intelligence artificielle, fichiers partagés, serveurs et logiciel de gestion : nos techniciens d'Alençon et de L'Aigle les installent et les administrent avec la même équipe que votre messagerie.
Toutes nos solutions cloud et Microsoft 365Microsoft 365, Office 365 pour entreprise
Choix des licences Business, migration de vos mails et de vos fichiers, sécurisation des comptes et administration au quotidien de votre environnement Microsoft 365.
IA Copilot Microsoft 365
Nous commençons par Copilot Chat, compris dans vos abonnements, puis nous vous indiquons les postes où la licence complète se justifie.
Outils collaboratifs
Nous réorganisons vos fichiers dans SharePoint, OneDrive et Teams avec des droits d'accès par service, pour qu'un même devis n'existe plus en trois versions.
Virtualisation et serveur virtuel
Plusieurs serveurs indépendants sur un même équipement : moins de matériel à entretenir, et un logiciel métier ancien isolé dans une machine virtuelle protégée.
Logiciel de gestion EBP
Installation, mises à jour et sauvegarde de vos bases EBP, y compris avec plusieurs postes reliés à une base commune.
Questions fréquentes sur la visioconférence en entreprise
Choix de la plateforme, versions gratuites, enregistrement, assemblées, sécurité : nos réponses aux questions posées avant de revoir une organisation de la visio.
Une autre question ?
Nos techniciens d'Alençon et de L'Aigle vous répondent.
Faut-il choisir Teams, Zoom ou Google Meet pour une entreprise ?
Pour une réunion classique, les trois outils offrent une qualité comparable. Teams est le choix le plus courant dans les structures équipées de Microsoft 365, car il réunit réunions, conversations et fichiers. Google Meet convient aux organisations sous Google Workspace. Zoom reste apprécié pour sa simplicité avec les participants extérieurs et ses webinaires. Nous recommandons de retenir une plateforme principale et de la configurer correctement.
Une version gratuite de visioconférence suffit-elle pour un usage professionnel ?
Pour un échange ponctuel, parfois. Pour un usage régulier, rarement : les offres gratuites limitent la durée des réunions ou le nombre de participants, n'offrent pas de gestion centralisée des comptes et ne permettent pas à l'organisation de contrôler les réglages de sécurité, les enregistrements ou le départ d'un collaborateur. Un abonnement professionnel règle ces points pour un coût modéré.
Peut-on participer à une réunion Zoom ou Google Meet quand on utilise Teams ?
Oui. Un participant invité à une réunion organisée sur une autre plateforme peut généralement la rejoindre depuis un navigateur web ou l'application correspondante, sans abonnement. Il faut autoriser ces outils sur les postes, vérifier l'accès au micro et à la caméra, et prévoir quelques minutes lors de la première connexion.
Quelles règles respecter pour enregistrer une réunion en visioconférence ?
Les participants doivent être informés avant le lancement de l'enregistrement, de sa finalité, des personnes qui y auront accès et de la durée de conservation. L'enregistrement doit répondre à un besoin précis, comme la rédaction d'un compte rendu ou la formation d'absents, et être supprimé une fois ce besoin satisfait. Les mêmes précautions s'appliquent aux transcriptions et aux comptes rendus automatiques.
Une collectivité peut-elle réunir son assemblée en visioconférence ?
Cela dépend de l'assemblée. Le code général des collectivités territoriales permet notamment aux conseils communautaires de se réunir par téléconférence, sous conditions et à l'exception de certains votes, comme l'adoption du budget primitif, l'élection du président et du bureau ou les scrutins secrets. Selon une réponse ministérielle d'avril 2024, les conseils municipaux doivent en revanche se tenir en présentiel, en mairie ou dans un lieu de la commune.
Comment sécuriser une réunion en visioconférence ?
Utilisez des comptes professionnels protégés par double authentification, activez la salle d'attente pour les personnes extérieures, réservez le partage d'écran et l'enregistrement aux organisateurs, et évitez de diffuser publiquement les liens de réunion. Pour les échanges sensibles, un lien unique par réunion et la vérification des participants à l'entrée limitent les intrusions. Nous appliquons ces réglages à toute l'organisation, depuis la console d'administration, plutôt que réunion par réunion.