E‑Concept, entreprise spécialisée dans la mise en place des outils collaboratifs SharePoint, OneDrive et Teams pour les entreprises et les collectivités de l'Orne et de la Sarthe
Des documents rangés au bon endroit, accessibles depuis le bureau, le chantier ou le domicile, modifiés à plusieurs sans doublons et partagés avec les bonnes personnes seulement. Nous organisons SharePoint, OneDrive et Teams autour du fonctionnement de vos services.
Arborescence construite avec vos services
Droits d'accès définis dossier par dossier
Ateliers de prise en main dans vos locaux
Que sont les outils collaboratifs SharePoint, OneDrive et Teams ?
SharePoint, OneDrive et Teams sont les trois briques de Microsoft 365 qui permettent de stocker, partager et travailler à plusieurs sur des documents. OneDrive est l'espace personnel de chaque utilisateur, pour ses brouillons et ses fichiers de travail individuels. SharePoint héberge les documents communs d'un service ou de toute l'organisation, avec des droits d'accès, un historique des versions et, si besoin, un intranet. Teams réunit au même endroit les conversations d'une équipe ou d'un projet, ses fichiers, qui sont en réalité stockés dans SharePoint, et des outils comme Planner pour suivre les tâches. Les trois se synchronisent avec l'Explorateur de fichiers de Windows et sont accessibles sur smartphone.
Chez nos clients, le résultat dépend de l'organisation mise en place. Sans règles, chacun crée ses équipes Teams, stocke les documents de service dans son OneDrive personnel, envoie des pièces jointes au lieu de liens et partage des dossiers avec l'extérieur sans le savoir. Au bout de quelques mois, plus personne ne sait où se trouve la bonne version d'un devis, d'un dossier d'urbanisme ou d'une délibération. Avec une arborescence construite avec les services, des droits clairs et quelques conventions simples, les équipes retrouvent leurs documents dès les premières semaines.
En bref
Les outils collaboratifs de Microsoft 365 regroupent OneDrive, l'espace de stockage personnel de chaque utilisateur, SharePoint, qui héberge les documents partagés d'un service ou d'une organisation, et Teams, qui réunit conversations, fichiers et tâches d'une équipe. Ils permettent la coédition en temps réel, le partage sécurisé et l'accès aux documents depuis n'importe quel appareil.
Coédition
En temps réel
Versions
Historique conservé
Synchronisation
Dans l'Explorateur Windows
Tous appareils
Bureau, chantier, domicile
Droits d'accès
Par service et par dossier
Planner
Suivi des tâches
OneDrive, SharePoint ou Teams : où ranger quoi ?
Nos clients nous posent cette question à chaque projet. Nous y répondons selon les personnes qui doivent accéder au document et la durée pendant laquelle il doit être conservé.
| L'outil | Ce qu'on y range | Exemples concrets |
|---|---|---|
| OneDrive Espace personnel | Les documents personnels et les brouillons, avant qu'ils ne concernent un service ou une équipe. | Notes de travail, préparation d'un rendez-vous, premier jet d'un rapport ou d'un devis. |
| SharePoint Espaces de service | Les documents de référence d'un service ou de toute la structure, conservés dans la durée avec des droits précis. | Modèles de documents, procédures qualité, dossiers du personnel, archives comptables, délibérations. |
| Teams Équipes et projets | Les documents et échanges d'une équipe ou d'un projet en cours, avec les conversations et les tâches associées. | Chantier, appel d'offres, organisation d'un événement, projet d'école ou de travaux communaux. |
| Intranet SharePoint Communication interne | Les informations à diffuser à tous les collaborateurs ou agents. | Actualités internes, annuaire, notes de service, formulaires, guides d'accueil des nouveaux arrivants. |
Les fichiers d'une équipe Teams sont enregistrés dans un site SharePoint qui lui est associé : nous organisons les deux ensemble, pour qu'un document n'ait qu'un seul emplacement.
Comment nous mettons en place vos outils collaboratifs
Avant de déplacer le moindre dossier, nous construisons avec vous une organisation documentaire qui tient dans le temps.
Une arborescence pensée avec vos services
Nous rencontrons les responsables pour comprendre les flux de documents, les dossiers partagés entre services et les informations confidentielles. Nous en déduisons les sites SharePoint, les équipes Teams et une arborescence limitée à quelques niveaux, plus facile à parcourir et compatible avec la limite de longueur des chemins de fichiers, souvent dépassée par les anciens serveurs aux dossiers imbriqués.
La reprise des fichiers existants
Nous trions et dédoublonnons les dossiers du serveur, des disques partagés ou des clés USB, puis nous les transférons dans leur nouvel emplacement avec leurs dates d'origine. La bascule se fait service par service, avec une période où l'ancien emplacement passe en lecture seule pour éviter que deux versions coexistent. Nous configurons les postes pour synchroniser les bons dossiers dans l'Explorateur de fichiers.
Des droits d'accès et des partages maîtrisés
Chaque espace reçoit des droits cohérents avec l'organigramme : un dossier du personnel réservé à la direction et aux ressources humaines, des documents de service ouverts en lecture aux autres. Le partage avec l'extérieur, qu'il s'agisse d'un expert-comptable, d'un architecte, d'un partenaire ou d'élus, se fait par invitation nominative, avec date d'expiration si nécessaire, plutôt que par des liens ouverts à tous.
Des règles simples et des utilisateurs formés
Nous définissons qui peut créer une équipe Teams, comment nommer les espaces et quand archiver un projet terminé, pour éviter la prolifération. Des ateliers courts, organisés par service et sur vos propres documents, montrent comment coéditer un fichier, retrouver une version précédente, partager un lien plutôt qu'une pièce jointe ou suivre les tâches d'un projet dans Planner.
Pourquoi confier vos outils collaboratifs à E‑Concept dans l'Orne ?
Nos équipes administrent Microsoft 365, les postes et les serveurs de nombreuses entreprises, artisans et collectivités du département. Nous connaissons les dossiers partagés tels qu'ils existent chez nos clients, avec leurs raccourcis cassés et leurs droits hérités d'une autre époque.
Nous venons dans vos locaux pour construire l'organisation avec les personnes concernées, puis nous restons disponibles pour l'ajuster après la mise en service.
Cochez celles qui vous concernent.
Comment nous procédons, étape par étape
La mise en place des outils collaboratifs se déroule en trois étapes, à un rythme compatible avec l'activité de chaque service.
-
Cadrage avec les services
Inventaire des dossiers existants et de leurs volumes, entretiens avec les responsables, identification des documents confidentiels, des partages externes et des usages de Teams.
-
Organisation et migration
Création des sites SharePoint et des équipes Teams, paramétrage des droits et des règles de partage, tri et transfert des fichiers service par service, configuration de la synchronisation sur les postes.
-
Adoption et suivi
Ateliers par service, guide des bonnes pratiques remis à chacun, puis revue des espaces et des partages après quelques semaines pour corriger ce qui doit l'être.
Combien de temps vos équipes passent-elles à chercher le bon document ?
Présentez-nous votre organisation actuelle : nous analysons vos dossiers et vos usages, puis nous vous proposons une organisation SharePoint, OneDrive et Teams adaptée à vos services, avec un plan de migration et un budget détaillé.
- Organisation documentaire construite sur mesure
- Migration service par service
- Ateliers sur vos propres documents
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Quelle est la différence entre OneDrive et SharePoint ?
OneDrive est l'espace de stockage personnel de chaque utilisateur : les fichiers lui appartiennent et il décide avec qui les partager. SharePoint héberge les documents communs d'une équipe, d'un service ou de toute l'organisation, qui restent en place même quand un collaborateur quitte la structure. Les deux reposent sur la même technologie et offrent synchronisation, historique des versions et coédition.
Où sont stockés les fichiers partagés dans Teams ?
Les fichiers déposés dans les canaux d'une équipe Teams sont enregistrés dans un site SharePoint associé à cette équipe, créé automatiquement. Les fichiers envoyés dans une conversation privée entre deux personnes sont, eux, stockés dans le OneDrive de l'expéditeur. Nous recommandons donc de partager les documents d'équipe dans un canal plutôt que dans une conversation individuelle.
Peut-on remplacer un serveur de fichiers par SharePoint ?
Dans la plupart des PME et des petites collectivités, oui. SharePoint et OneDrive offrent le partage, les droits d'accès, l'historique des versions et l'accès à distance sans serveur à entretenir. Quelques cas demandent une étude au préalable : très gros fichiers modifiés en permanence, logiciels métier qui exigent un lecteur réseau ou bibliothèques de plusieurs centaines de milliers de fichiers à synchroniser.
Combien d'espace de stockage offre Microsoft 365 ?
Avec les offres Business, chaque utilisateur dispose en principe de 1 To dans OneDrive. L'espace SharePoint partagé par l'organisation comprend 1 To auquel s'ajoutent 10 Go par licence achetée dans la plupart des offres, et de l'espace supplémentaire peut être acheté si nécessaire. Ces volumes couvrent les besoins de la plupart des PME et des communes que nous accompagnons.
Comment partager un document avec une personne extérieure en toute sécurité ?
Nous recommandons d'inviter la personne nommément, par son adresse de messagerie, sur le seul fichier ou dossier concerné, avec un droit de lecture ou de modification selon le besoin. Une date d'expiration peut être fixée. Les liens accessibles à toute personne qui les possède sont à réserver aux documents non sensibles, voire à désactiver au niveau de l'organisation.
Peut-on récupérer un fichier supprimé ou une version précédente ?
Oui. SharePoint et OneDrive conservent un historique des versions de chaque document, qui permet de revenir à un état antérieur en quelques clics, et les fichiers supprimés passent par une corbeille avant d'être effacés. Ces fonctions ne remplacent pas une sauvegarde dédiée de Microsoft 365 en cas de suppression massive, de rançongiciel ou de départ d'un compte.