E‑Concept, prestataire de stockage et d'archivage sécurisé des données pour les entreprises de l'Orne, de la Sarthe et de Normandie

La sauvegarde sert à revenir en arrière après un incident ; l'archivage conserve un document dans la durée pour répondre à une obligation ou le produire plus tard. Une sauvegarde est régulièrement remplacée par une version plus récente, une archive reste figée. Nous voyons souvent les deux confondus : des données dormantes sauvegardées chaque nuit, des archives conservées sur un support jamais vérifié.

Dix ans à compter de la clôture de l'exercice pour les livres, registres et pièces justificatives, factures comprises. Les documents soumis au contrôle fiscal se conservent six ans, les contrats commerciaux et documents bancaires cinq ans, et un contrat conclu par voie électronique de plus de 120 euros dix ans à compter de la livraison. Ces durées sont des minimums légaux.

Oui, si la copie numérique présente les garanties d'une copie fiable, c'est-à-dire si son intégrité et sa date sont démontrables. L'archivage à valeur probante apporte ces garanties : empreinte numérique, horodatage et journalisation des accès. Une numérisation déposée dans un dossier partagé ne remplit pas cette condition ; c'est l'erreur que nous rencontrons le plus dans les projets de dématérialisation.

Pas seul. Un boîtier de stockage réseau est branché en permanence et accessible depuis tous les postes : il est exposé au rançongiciel comme le reste du réseau, et rien n'y garantit qu'un document n'a pas été modifié. Il peut servir de support d'archivage avec des droits restreints, une traçabilité des accès et une copie conservée ailleurs.

Oui pour les solutions que nous mettons en place, et nous le documentons par écrit. La question porte aussi sur le droit applicable au prestataire qui héberge. Les collectivités, les professions réglementées et les entreprises qui travaillent pour des donneurs d'ordre sensibles se la voient régulièrement poser dans les questionnaires et les marchés.

Au téraoctet, l'archivage revient généralement moins cher que le stockage de production, car les données y sont rarement consultées. Le calcul se fait sur l'ensemble du dispositif : sortir les données dormantes de la sauvegarde quotidienne réduit le volume facturé, raccourcit la sauvegarde et accélère les restaurations. L'analyse de volumétrie chiffre cet effet pour votre entreprise.

Elles vous sont restituées dans un format exploitable, avec leur plan de classement. Nous l'inscrivons dans nos conditions. Quel que soit le prestataire, vérifiez ce point avant de signer : certaines offres facturent la récupération des données ou ne la prévoient pas.

Oui pour les données personnelles. Le RGPD interdit de les conserver au-delà de la durée nécessaire à la finalité de leur collecte, augmentée des délais légaux applicables. La suppression doit porter sur toutes les copies, sauvegardes comprises, ce qui suppose de prévoir le mécanisme dès la mise en place.

Pendant dix ans, comme les autres pièces comptables, avec la possibilité d'en démontrer l'intégrité. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent pouvoir recevoir des factures électroniques ; l'obligation d'émission s'étend aux PME, TPE et micro-entreprises le 1er septembre 2027. La plateforme qui transmet vos factures ne les conserve pas forcément pendant toute la durée légale : la conservation reste sous votre responsabilité.

Oui, sur le volet technique : espace d'archivage distinct des dossiers de travail, classement conforme au tableau de gestion, traçabilité des accès et préparation des versements numériques. Le volet réglementaire, qui comprend les visas d'élimination et les dépôts obligatoires, se traite avec les Archives départementales de l'Orne, en lien avec nous.